Электронный документооборот основан на принципе безбумажного обмена документацией. Электронный документооборот (сокращенно ЭДО) дает возможность перевести в цифровое пространство все делопроизводство внутри компании и организации, а также наладить переписку и обмен документами с контрагентами и государственными органами.
Основные функции электронного документооборота
Под электронным документооборотом понимают работу с электронными документами для осуществления взаимодействия с контрагентами по безопасным каналам связи, а также электронную очередь.
Создание и передача онлайн- файлов может происходить через различные шаблоны: формуляры, квитанции, соглашения и др. К функциям ЭДО относят такие же по сути операции с деловыми бумагами, как и в традиционном делопроизводстве. Эта электронная работа с документами заключается в:
- формировании;
- хранении;
- передаче;
- а также в регистрации, редактировании, согласовании и отправке документов.
Очевидные плюсы документооборота от Этлас-Софт в электронном виде:
- улучшает взаимодействие с контрагентами и госорганами;
- уменьшает расходы на печать и пересылку документов;
- уменьшает количество рутинной бумажной работы;
- ускоряет делопроизводство:
- исключает потерю важных документов и их долгое восстановление;
- позволяет наладить доступ с электронной информации между организациями по защищенным каналам.
Главным преимуществом ЭДО является повышение эффективности и безопасности работы компании на рынке, повышение оптимизации всех процессов, связанных с документацией предприятий.
-
Принцип работы ЭДО
Для работы с электронным документооборотом необходимо зарегистрировать ЭЦП и выбрать оператора ЭДО (это коммерческая организация, имеющая правовые и технические возможности обеспечивать компаниям ведение электронной документации).
Для работы в данном программном ресурсе необходимо зарегистрировать электронную цифровую подпись: это уникальная цифровая метка, принадлежащая конкретному человеку (обычно руководителю и другим уполномоченным сотрудникам).
Документы по ЭДО созданы в соответствии с требованиями закона и имеют полную юридическую силу.
Чтобы работать с этой системе документооборота, необходимо наладить дистанционную работу внутри компании и с контрагентами.
Алгоритм работы таков:
- сотрудник одной компании подготавливает документ, подписывает его своей электронной подписью и пересылает адресату;
- адресат прочитывает документ и также ставит под ним свою ЭЦП.
После подписания документ вступает в законную силу: таким образом можно оптимизировать все процессы, связанные с обменом документов по интернету.
Загрузка...
